W każdej flocie padają nieustanne pytania o te same rzeczy, na które Ty jako osoba odpowiedzialna za flotę musisz ze stoickim spokojem odpowiedzieć. Nawet jeśli masz ogromne pokłady cierpliwości, to jednak Twój czas jest bardzo cenny i przede wszystkim - ograniczony. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak uwolnić znaczną ilość Twojego czasu za pomocą udostępnienia kierowcom potrzebnych dokumentów i instrukcji postępowania, to koniecznie przeczytaj ten artykuł.
Jakie dokumenty można udostępnić kierowcy?
Każdy użytkownik o roli "Użytkownik pojazdu" (więcej o rolach przeczytasz tutaj) zyskuje dostęp do darmowego konta w naszej aplikacji, na którym znajdzie potrzebne informacje dotyczące użytkowanego przez siebie pojazdu. Po odpowiedniej konfiguracji, kierowca w swojej aplikacji zobaczy:
pliki i dokumenty bezpośrednio związane z użytkowanym pojazdem
(np. skan polisy, skan badania, pozwolenie na wyjazd zagraniczny, wypis z licencji Taxi)
pliki i dokumenty związane z spółką do której należy użytkowany pojazd
(np. instrukcje obsługi pojazdów, instrukcje pierwszej pomocy, procedura postępowania w razie wypadku, przydatne numery telefonów)
pliki i dokumenty podpisane przy wydaniu i zdaniu pojazdu
(np. protokół wydania lub zwrotu, umowa powierzenia, regulamin flotowy)
Udostępnianie kierowcom dokumentów do pojazdu
Jeśli chcesz, aby każdy obecny i przyszły użytkownik pojazdu w Twojej flocie miał pod ręką zawsze pakiet skanów niezbędnych dokumentów związanych z samochodem, to możesz je dodać do każdego pojazdu. Kierowca będzie miał do nich dostęp tylko w okresie użytkowania danego pojazdu. Po zdaniu samochodu straci dostęp do wszystkich informacji o pojeździe oraz do wszystkich dodanych do niego plików. Więcej na temat dodawania plików do pojazdu przeczytasz tutaj.
Udostępnianie kierowcom dokumentów ogólnofirmowych
Kierowca w aplikacji mobilnej może wyświetlić także inne dokumenty i pliki, które mu udostępnisz, niekoniecznie związane z konkretnym pojazdem. Jeśli chcesz, możesz udostępnić kierowcom dokument, który jest wspólny dla jednej lub wielu spółek. Dobrym przykładem takich dokumentów są wszelkiego rodzaju instrukcje i listy potrzebnych numerów telefonów. W zależności od pory roku możesz włączać lub wyłączać dostęp do określonych dokumentów i na przykład instrukcję wymiany opon wyświetlić tylko w okresie wiosenno-jesiennym. Więcej na temat dokumentów niewymaganych do podpisu przeczytasz tutaj.
Udostępnianie kierowcom dokumentów podpisanych przy wydaniu pojazdu
Ten akapit w zasadzie jest tylko po to, żeby przekazać Ci że w naszej aplikacji jest taka funkcjonalność, ale nie musisz nic robić, aby z niej skorzystać. Domyślnie udostępniamy kierowcy dokumenty z wydania lub zwrotu pojazdu, które podpisał na Twoim lub swoim urządzeniu mobilnym. Udostępniamy kierowcom podpisane przez nich dokumenty na dwa sposoby:
Wyświetlamy je w aplikacji
Użytkownicy o roli "Użytkownik pojazdu" ma dostęp do wszystkich, kiedykolwiek podpisanych przez siebie dokumentów przy wydaniu lub zwrocie pojazdu z poziomu aplikacji mobilnej.
Wysyłamy je w wiadomości e-mail
W kroku z podpisami protokołu i ewentualnie innych dokumentów związanych z wydaniem lub zwrotem pojazdu jest pole "Wyślij kopie podpisanych dokumentów na podane adresy e-mail". Domyślnie w tym polu wczytujemy adres e-mail użytkownika pojazdu. Kierowca nie musi mieć konta w naszej aplikacji, aby udostępnić mu dokumenty w ten sposób.
