Jeżeli szukasz miejsca na przechowywanie instrukcji postępowania dla kierowców, a firmowy dysk współdzielony nie jest zbyt przyjazny w użytkowaniu, to koniecznie czytaj dalej, ponieważ chyba mamy coś co Ci się spodoba. A na pewno spodoba się użytkownikom pojazdów w Twojej flocie!

Możesz w tym celu skorzystać z Szablonów dokumentów. Po wejściu na listę szablonów, kliknij w prawym górnym rogu przycisk "Dodaj". Następnie możesz od razu przejść do dodania pliku, ponieważ aplikacja domyślnie nie wymaga podpisu dla dodawanych plików. Z mojego doświadczenia we flotach wynika, że z reguły nie oczekuje się od kierowców pisemnego potwierdzenia zapoznania się z instrukcjami, ale jeśli chcesz, żeby kierowca potwierdzał Ci ich treść, przeczytaj jak wgrać dokumenty wymagane do podpisu przy wydaniu pojazdu.

Każdy dokument musisz przypisać do minimum jednej spółki (tutaj przeczytasz czym są spółki i jaka jest ich rola). Możesz oczywiście przypisać ten sam dokument do wielu spółek na raz. Jeśli jednak w każdej spółce z jakiegoś powodu obowiązują różne dokumenty, to możesz skorzystać z tego pola i przypisać odpowiednie dokumenty do odpowiednich spółek. Ma to takie znaczenie, że użytkownik pojazdu należącego do konkretnej spółki, zobaczy tylko te dokumenty które zostały do niej przypisane.

W każdej chwili możesz wrócić do dodanego szablonu dokumentu i edytować go. Jeśli zmieniła się treść w danym pliku, możesz przejść do edycji szablonu dokumentu i podmienić go. Zmiana zadziała natychmiast i po zapisaniu formularza wszyscy użytkownicy zobaczą nową wersję pliku.

Dla zachowania porządku zdecydowaliśmy, że nie będzie dało się usunąć szablonu dokumentu. Jeśli nie chcesz, aby dany dokument wyświetlał się kierowcom, to przejdź do jego edycji i ustaw mu status na Archiwalny.