Przejdź do głównej zawartości
Wszystkie kolekcjePrzekazania pojazdówProtokoły przekazania
Jak spisać elektroniczny protokół przekazania pojazdu?
Jak spisać elektroniczny protokół przekazania pojazdu?
Piotr Smoleń avatar
Napisane przez Piotr Smoleń
Zaktualizowano ponad tydzień temu

Protokół przekazania pojazdu to dokument, który bezsprzecznie definiuje stan wydawanego lub przyjmowanego pojazdu... a przynajmniej powinien! W tym artykule opisuję jak krok po kroku spisać protokół przekazania pojazdu w aplikacji Navifleet Manager.

Jak wygląda elektroniczny protokół wydania pojazdu?

Elektroniczny protokół przekazania pojazdu w aplikacji Navifleet to plik PDF, który zawiera:

  • dane stron (wydaje, odbiera)

  • dane pojazdu,

  • adnotacje,

  • spis wyposażenia

  • zdjęcia uszkodzeń pojazdu,

  • zdjęcia poglądowe pojazdu,

  • obrazy podpisów

Dane pojazdu widoczne na protokole:

  1. Numer rejestracyjny,

  2. Marka,

  3. Model,

  4. VIN,

  5. Numer polisy,

  6. Numer dowodu rejestracyjnego,

  7. Stan licznika [km]*,

  8. Stan licznika [mth]*,

  9. Poziom paliwa / naładowania,

  10. Poziom gazu*,

  11. Źródło zasilania.

* - Jeśli ustawione w panelu pojazdu

Podpowiedź!

Jeśli zarządzasz flotą pojazdów z instalacją gazową, to ustaw na nich właściwy rodzaj zasilania. Wówczas przy każdym protokole wydania i zwrotu będziemy wymagać podania poziomu gazu. Dodatkowo wyświetlimy tę informację na protokole!

Dane użytkownika pojazdu widoczne na protokole:

  1. Imię i nazwisko,

  2. Spółka*,

  3. NIP*,

  4. Numer prawa jazdy,

  5. Telefon,

  6. Adres,

* - Jeśli przypisano użytkownika pojazdu do spółki

Podpowiedź!

Jeśli wydajesz pojazdy swoim klientom, z którymi masz podpisane umowy generalne, to możesz skorzystać z pola Spółka i przypisać do niej użytkownika. Wyświetlimy wówczas nazwę i NIP spółki użytkownika pojazdu!

Dane administratora floty widoczne na protokole:

  1. Spółka (do której przypisany jest pojazd),

  2. NIP (spółki, do której przypisany jest pojazd),

  3. Adres (spółki, do której przypisany jest pojazd)

  4. Reprezentowana przez (Imię i nazwisko użytkownika wydającego lub przyjmującego pojazd).

Podpowiedź!

Jeśli chcesz, to możesz na protokole mieć swój własny logotyp. Przygotowałem dla Ciebie specjalny artykuł o tym jak dodać swój logotyp do protokołu.

Wydanie lub zwrot pojazdu z protokołem

W innym artykule pisałem o tym, że nie przy każdym typie przekazania jest możliwe spisanie protokołu. Protokół można spisać tylko przy wydaniu i zwrocie pojazdu i to jeszcze tylko w aplikacji mobilnej. Aktualne wersje aplikacji mobilnej są zawsze dostępne w sklepie Play oraz App Store. Aby spisać protokół zaloguj się do aplikacji mobilnej i kliknij "Wydanie lub zwrot pojazdu". Alternatywnie możesz przejść do listy przekazań, a następnie w prawym górnym rogu kliknąć przycisk dodawania. Po wypełnieniu odpowiednich pól, kliknij przycisk "Dalej" i wybierz opcję "Wygeneruj protokół przekazania".

Jak wypełnić dane pojazdu, spółki i użytkownika do protokołu?

Tego kroku, w przeciwieństwie do papierowych protokołów, nie musisz wykonywać. Pojazd, użytkownika i spółkę wprowadzasz do systemu tylko raz, a my automatycznie wczytujemy wszystkie najważniejsze dane do protokołu - za każdym razem! Zmiana aktualnych danych pojazdu, spółki lub użytkownika będzie widoczna dopiero nkolejnym protokole i nie wpłynie na poprzednie.

Krok 1 - Zgłaszanie szkód zewnętrznych

Aplikacja narzuca pewien porządek, w którym należy się poruszać podczas spisywania protokołu. W pierwszym kroku prosi użytkownika wypełniającego protokół, aby dokładnie przeanalizował stan pojazdu z zewnątrz i upewnił się, że wszystkie szkody są zgłoszone w aplikacji. Osoba wykonująca protokół ma wyświetloną listę wszystkich wcześniej zgłoszonych szkód wraz ze zdjęciami, notatkami oraz datą dodania. Dla zachowania większego porządku, proces zgłaszania szkód zewnętrznych i wewnętrznych został rozdzielony na dwa osobne kroki.

Podpowiedź!
Dzięki funkcji wybierania zdjęć z galerii możesz zrobić protokół po fakcie, dodając do niego zdjęcia z Twojej galerii telefonu. Użytkownicy pojazdów nie mogą skorzystać z tej funkcji i zawsze muszą zrobić aktualne zdjęcia.

Krok 2 - Zdjęcia poglądowe z zewnątrz

W zależności od tego, kto wykonuje protokół, mogą lub muszą się w nim znaleźć poglądowe zdjęcia pojazdu - zarówno z zewnątrz jak i w środku.

Jeśli protokół robi administrator, to może zdecydować czy chce zrobić nowe zdjęcia czy woli wczytać z ostatnio dodanych. Ta funkcja przydaje się wtedy, gdy stan pojazdu od poprzedniego przekazania nie zmienił się zbytnio i szkoda tracić czas na dodawanie nowych zdjęć.

Jeśli protokół robi użytkownik pojazdu, to zawsze wymagamy dodania nowych zdjęć poglądowych - tak na wypadek gdyby ktoś jednak chciał zataić jakieś uszkodzenie. Jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji, zobacz tutaj jak pozwolić kierowcom na samodzielne pobieranie i zdawanie pojazdów. Użytkownicy pojazdów widzą zawsze ekran z krótką instrukcją, wyjaśniającą jakich zdjęć oczekujemy oraz nie widzą zdjęć z poprzednich przekazań.

Podpowiedź!

Jeśli stan pojazdu nie zmienił się zbytnio od poprzedniego protokołu, to jako administrator floty nie musisz robić nowych zdjęć. Możesz wczytać poprzednio robione zdjęcia do protokołu!

Krok 3 - Szkody wewnętrzne

Ten krok wygląda i zachowuje się identycznie jak Krok 1 - szkody zewnętrzne. Wprowadziliśmy podział na szkody zewnętrzne i wewnętrzne, aby zdjęcia uszkodzeń tapicerki nie mieszały się ze zdjęciami wgniotek i otarć lakieru.

Krok 4 - Zdjęcia poglądowe wewnątrz

Ten krok wygląda i zachowuje się identycznie jak Krok 2 - Zdjęcia poglądowe zewnętrzne. Wprowadziliśmy podział na zdjęcia zewnętrzne i wewnętrzne, aby zdjęcia kokpitu i foteli nie mieszały się ze zdjęciami pojazdu po obrysie.

Krok 5 - Odczyty eksploatacyjne

Po fotograficznej dokumentacji stanu pojazdu oraz uszkodzeń, wymagamy od osoby wykonującej protokół podania najważniejszych parametrów eksploatacyjnych, takich jak przebieg i poziom paliwa lub naładowania. Jeśli w ustawieniach źródła zasilania pojazdu wskazano obecność instalacji gazowej, to aplikacja dodatkowo będzie wymagała podania jego poziomu. Podobnie sytuacja ma się w przypadku stanu licznika - domyślnie jest włączony ten w kilometrach, ale zamiast niego można wskazać licznik motogodzin. Jeśli zarządzasz pojazdem, który posiada zarówno licznik kilometrów jak i licznik motogodzin, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby aplikacja kontrolowała oba na raz!

Podpowiedź!

Jeśli w Twoich pojazdach są zainstalowane lokalizatory GPS i odczytują stan licznika z deski rozdzielczej, to przeczytaj jak uruchomić automatyczne pobieranie stanu licznika do protokołu!

Krok 6 - Kontrola wyposażenia

Lista wyposażenia jest zapisywana dla każdego pojazdu z osobna. Oznacza to, że dla każdego pojazdu możesz mieć inny spis wymaganych elementów wyposażenia. Każdy element wyposażenia oprócz nazwy zawiera także pole na notatkę, w której możesz umieścić numer identyfikacyjny lub przybliżoną lokalizację w pojeździe (np. schowek pasażera, bagażnik, skrzynka z narzędziami). Podczas wypełniania nowego protokołu, stan obecności danego wyposażenia jest automatycznie wczytywany z poprzedniego protokołu, więc jeśli nic nie przybyło i nic nie zginęło nie musisz nic robić!

Krok 7 - Podpisy

Ten krok różni się w zależności od typu protokołu. Przy protokole wydania, oprócz samego protokołu, strony podpisują również dokumenty wygenerowane na podstawie szablonów. Więcej na ten temat pisałem w artykule na temat podpisywania różnych dokumentów przy wydaniu pojazdu. Może to być umowa powierzenia, regulamin korzystania z pojazdu lub tabela opłat i prowizji. W przypadku protokołu zwrotu, w sekcji z dokumentami do podpisu znajduje się wyłącznie protokół zwrotu pojazdu.

Niezależnie od rodzaj protokołu te ułatwienia obowiązują zawsze:

  1. Strony podpisujące mogą zapoznać się z treścią dokumentów przed złożeniem podpisu.

  2. Komplet podpisanych dokumentów będzie domyślnie wysłany na adres użytkownika.

  3. Jednym podpisem zatwierdza się wszystkie dokumenty na raz.

  4. Jeśli (jako administrator floty) podpisujesz dany protokół jednostronnie, możesz wyłączyć obowiązek podpisania dokumentów przez kierowcę.

Podpowiedź!

Jeśli, z jakiegoś powodu, protokół zwrotu pojazdu tworzysz po fakcie i nie ma fizycznie możliwości, aby kierowca go podpisał, możesz oznaczyć nieobecność strony zwracającej pojazd i podpisać protokół jednostronnie.

Gdzie trafiają podpisane dokumenty z przekazania pojazdu?

Wszystkie podpisane dokumenty automatycznie wysyłają się do chmury, a ty masz do nich dostęp z poziomu aplikacji webowej. Więcej na ten temat pisałem w akapicie na temat szybkiego dostępu do podpisanych dokumentów z przekazania pojazdu. Oprócz tego, na ekranie z podpisami możesz wskazać, na jakie adresy mamy wysłać kopię podpisanych dokumentów. Domyślnie wypełniamy ten krok adresem e-mail użytkownika pojazdu, jednak możesz dodawać i usuwać adresy z tej listy.

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?