Protokół przekazania pojazdu to dokument, który bezsprzecznie definiuje stan wydawanego lub przyjmowanego pojazdu... a przynajmniej powinien! W tym artykule opisuję jak krok po kroku spisać protokół przekazania pojazdu w aplikacji Navifleet Manager.

Elektroniczny protokół przekazania pojazdu w aplikacji Navifleet to plik PDF, który zawiera:

* - Jeśli ustawione w panelu pojazdu

* - Jeśli przypisano użytkownika pojazdu do spółki

W innym artykule pisałem o tym, że nie przy każdym typie przekazania jest możliwe spisanie protokołu. Protokół można spisać tylko przy wydaniu i zwrocie pojazdu i to jeszcze tylko w aplikacji mobilnej. Aktualne wersje aplikacji mobilnej są zawsze dostępne w sklepie Play oraz App Store. Aby spisać protokół zaloguj się do aplikacji mobilnej i kliknij "Wydanie lub zwrot pojazdu". Alternatywnie możesz przejść do listy przekazań, a następnie w prawym górnym rogu kliknąć przycisk dodawania. Po wypełnieniu odpowiednich pól, kliknij przycisk "Dalej" i wybierz opcję "Wygeneruj protokół przekazania".

Tego kroku, w przeciwieństwie do papierowych protokołów, nie musisz wykonywać. Pojazd, użytkownika i spółkę wprowadzasz do systemu tylko raz, a my automatycznie wczytujemy wszystkie najważniejsze dane do protokołu - za każdym razem! Zmiana aktualnych danych pojazdu, spółki lub użytkownika będzie widoczna dopiero nkolejnym protokole i nie wpłynie na poprzednie.

Aplikacja narzuca pewien porządek, w którym należy się poruszać podczas spisywania protokołu. W pierwszym kroku prosi użytkownika wypełniającego protokół, aby dokładnie przeanalizował stan pojazdu z zewnątrz i upewnił się, że wszystkie szkody są zgłoszone w aplikacji. Osoba wykonująca protokół ma wyświetloną listę wszystkich wcześniej zgłoszonych szkód wraz ze zdjęciami, notatkami oraz datą dodania. Dla zachowania większego porządku, proces zgłaszania szkód zewnętrznych i wewnętrznych został rozdzielony na dwa osobne kroki.

W zależności od tego, kto wykonuje protokół, mogą lub muszą się w nim znaleźć poglądowe zdjęcia pojazdu - zarówno z zewnątrz jak i w środku.

Jeśli protokół robi administrator, to może zdecydować czy chce zrobić nowe zdjęcia czy woli wczytać z ostatnio dodanych. Ta funkcja przydaje się wtedy, gdy stan pojazdu od poprzedniego przekazania nie zmienił się zbytnio i szkoda tracić czas na dodawanie nowych zdjęć.

Jeśli protokół robi użytkownik pojazdu, to zawsze wymagamy dodania nowych zdjęć poglądowych - tak na wypadek gdyby ktoś jednak chciał zataić jakieś uszkodzenie. Jeśli chcesz skorzystać z tej funkcji, zobacz tutaj jak pozwolić kierowcom na samodzielne pobieranie i zdawanie pojazdów. Użytkownicy pojazdów widzą zawsze ekran z krótką instrukcją, wyjaśniającą jakich zdjęć oczekujemy oraz nie widzą zdjęć z poprzednich przekazań.

Ten krok wygląda i zachowuje się identycznie jak Krok 1 - szkody zewnętrzne. Wprowadziliśmy podział na szkody zewnętrzne i wewnętrzne, aby zdjęcia uszkodzeń tapicerki nie mieszały się ze zdjęciami wgniotek i otarć lakieru.

Ten krok wygląda i zachowuje się identycznie jak Krok 2 - Zdjęcia poglądowe zewnętrzne. Wprowadziliśmy podział na zdjęcia zewnętrzne i wewnętrzne, aby zdjęcia kokpitu i foteli nie mieszały się ze zdjęciami pojazdu po obrysie.

Po fotograficznej dokumentacji stanu pojazdu oraz uszkodzeń, wymagamy od osoby wykonującej protokół podania najważniejszych parametrów eksploatacyjnych, takich jak przebieg i poziom paliwa lub naładowania. Jeśli w ustawieniach źródła zasilania pojazdu wskazano obecność instalacji gazowej, to aplikacja dodatkowo będzie wymagała podania jego poziomu. Podobnie sytuacja ma się w przypadku stanu licznika - domyślnie jest włączony ten w kilometrach, ale zamiast niego można wskazać licznik motogodzin. Jeśli zarządzasz pojazdem, który posiada zarówno licznik kilometrów jak i licznik motogodzin, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby aplikacja kontrolowała oba na raz!

Lista wyposażenia jest zapisywana dla każdego pojazdu z osobna. Oznacza to, że dla każdego pojazdu możesz mieć inny spis wymaganych elementów wyposażenia. Każdy element wyposażenia oprócz nazwy zawiera także pole na notatkę, w której możesz umieścić numer identyfikacyjny lub przybliżoną lokalizację w pojeździe (np. schowek pasażera, bagażnik, skrzynka z narzędziami). Podczas wypełniania nowego protokołu, stan obecności danego wyposażenia jest automatycznie wczytywany z poprzedniego protokołu, więc jeśli nic nie przybyło i nic nie zginęło nie musisz nic robić!

Ten krok różni się w zależności od typu protokołu. Przy protokole wydania, oprócz samego protokołu, strony podpisują również dokumenty wygenerowane na podstawie szablonów. Więcej na ten temat pisałem w artykule na temat podpisywania różnych dokumentów przy wydaniu pojazdu. Może to być umowa powierzenia, regulamin korzystania z pojazdu lub tabela opłat i prowizji. W przypadku protokołu zwrotu, w sekcji z dokumentami do podpisu znajduje się wyłącznie protokół zwrotu pojazdu.

Niezależnie od rodzaj protokołu te ułatwienia obowiązują zawsze:

Wszystkie podpisane dokumenty automatycznie wysyłają się do chmury, a ty masz do nich dostęp z poziomu aplikacji webowej. Więcej na ten temat pisałem w akapicie na temat szybkiego dostępu do podpisanych dokumentów z przekazania pojazdu. Oprócz tego, na ekranie z podpisami możesz wskazać, na jakie adresy mamy wysłać kopię podpisanych dokumentów. Domyślnie wypełniamy ten krok adresem e-mail użytkownika pojazdu, jednak możesz dodawać i usuwać adresy z tej listy.