Ręczna ewidencja uszkodzeń na pojeździe prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym, foldery na każdy pojazd, w którym są różne zdjęcia - zarówno uszkodzeń jak i faktur kosztowych lub innych dokumentów - jest dość czasochłonna. Zobacz jak możesz uwolnić swój czas dzięki ewidencji uszkodzeń w aplikacji Navifleet Manager.
Dodawanie szkód w aplikacji mobilnej
Szkodę w aplikacji mobilnej może zgłosić każdy użytkownik, który ma dostęp do danego pojazdu. Może to być kierowca, który w trakcie eksploatacji samochodu spowodował (lub zauważył) uszkodzenie karoserii. Może to być także kierownik oddziału, który podczas wydania lub zwrotu samochodu zgłosił w protokole przekazania nowe uszkodzenie. Możesz to być także ty, jeśli masz w zwyczaju regularnie dokonywać osobistych przeglądów stanu pojazdów w terenie lub na firmowych parkingach. Dodawanie szkód w aplikacji mobilnej jest uproszczone do minimum i w zasadzie opiera się tylko na dodaniu zdjęć i opcjonalnej notatki.
Dodawanie szkód w aplikacji webowej
W aplikacji webowej, ze względu na to, że służy głównie jako narzędzie pracy osób administrujących flotą, proces dodawania szkód jest nieco bardziej rozbudowany. Podczas dodawania szkody można podać także:
Status {Nowa, Nie naprawiamy, Zgłoszona do likwidacji, Likwidowana, Do rozliczenia, Zlikwidowana}
Kierujący (domyślnie wypełni się tu użytkownik pojazdu w czasie zdarzenia),
Zgłaszający (domyślnie wypełni się tu twoje imię i nazwisko),
Data zdarzenia (domyślnie wypełni się bieżąca data i godzina, można edytować),
Numer szkody (np. nadany przez ubezpieczyciela),
Informację czy szkoda jest całkowita,
Pokrycie (czyli sposób rozliczenia szkody, przyda ci się do raportowania),
Rozliczenie VAT (pole zaczytuje się z pojazdu),
Typ (zewnętrzna lub wewnętrzna)
Uszkodzone elementy (tylko dla szkód zewnętrznych)
Wyświetlanie szkód w aplikacji webowej
Wszystkie szkody dodane do wszystkich pojazdów są wyświetlone w jednym zbiorczym widoku, w zakładce Szkody. Listę wyników można zawężać za pomocą filtrów oraz wyszukiwarki. Jeśli dodane przez nas filtry są niewystarczające, to w prawym górnym rogu znajdziesz przycisk 
, po rozwinięciu którego znajdziesz akcję eksportu listy szkód do pliku *.xlsx. Oprócz centralnej listy szkód, w szczegółach każdego pojazdu znajduje się sekcja "Szkody", w której znajdziesz wszystkie szkody dodane do tego konkretnego pojazdu. Z tego miejsca możesz wyświetlać, edytować, usuwać oraz dodawać nowe szkody.
Wyświetlanie szkód w aplikacji mobilnej
Wiemy, że twoja praca to także ciągłe rozjazdy i załatwianie spraw w terenie. Z tego powodu właśnie dodaliśmy również sekcję ze szkodami danego pojazdu w jego szczegółach. Dzięki temu, nawet będąc poza biurem, masz wgląd w aktualny stan uszkodzeń wszystkich swoich pojazdów. Wyjątek robimy tylko dla osób o roli "Użytkownik pojazdu". One zobaczą wyłącznie te szkody, które nie zostały oznaczone jako "Do rozliczenia" lub "Zlikwidowane".
Rola statusu szkody
Status szkody to przede wszystkim informacja dla ciebie, która mówi co się z daną szkodą dzieje (lub co się z nią stało). Postanowiliśmy jednak oprzeć się o pole status, aby jeszcze bardziej korzystanie z aplikacji było wygodne. Oto najważniejsze reguły dotyczące statusów szkód:
Szkody o statusie NOWA stanowią informację o uszkodzeniach, z którymi jeszcze się nie wiesz co trzeba zrobić. Dla ułatwienia wyświetlimy je też na liście pojazdów, aby łatwo było zorientować się, na których samochodach potrzebna jest reakcja.
Szkody o statusie DO ROZLICZENIA oraz ZLIKWIDOWANA nie wyświetlą się w trakcie sporządzania protokołu przekazania pojazdu oraz inspekcji pojazdu. Oprócz tego kierowcy nie zobaczą tych szkód po wejściu w szczegóły użytkowanego przez siebie pojazdu. Każda inna osoba zobaczy w aplikacji mobilnej wszystkie szkody dotyczące danego pojazdu.