Oprócz protokołu wydania musisz przygotować i wydrukować niezbędne dokumenty, takie jak umowa powierzenia, regulamin użytkowania i instrukcję obsługi pojazdu. Szkoda na to czasu! Zobacz, jak skonfigurować aplikację, aby wszystkie formalności związane z wydaniem pojazdu podpisać elektronicznie.
Jak przygotować dokument do podpisu?
Zrobisz to za pomocą szablonów dokumentów. Szablon dokumentu wymaganego do podpisu przy wydaniu pojazdu to zwykły plik tekstowy w formacie *.docx. Jedyne, o czym musisz pamiętać to umieszczenie w jego treści tzw. zmiennych, które będą przy każdym wydaniu automatycznie zastępowane danymi. Przy każdym wydaniu pojazdu aplikacja będzie wczytywała do wgranego szablonu zawartość określonych pól dotyczących szczegółów przekazania, pojazdu, spółki i osoby wydającej oraz odbierającej pojazd. Zadbaj o to, by były zawsze uzupełnione i aktualne.
Chcesz przetestować samodzielnie?
Pobierz wzór przykładowej umowy powierzenia pojazdu i zobacz jak jest skonstruowany!
Pobierz wzór: Umowa powierzenia pojazdu.docx
Pobierz wzór: Polityka flotowa.docx
Lista zmiennych możliwych do użycia w szablonie
Pełna lista możliwych do użycia zmiennych wygląda następująco:
Przekazanie:
[date] - data przekazania
[datetime] - data i godzina przekazania
[address] - miejsce przekazania
Przekazywany pojazd:
[vehicle.registration_number] - Numer rejestracyjny
[vehicle.brand] - Marka
[vehicle.model] - Model
[vehicle.vin] - VIN
[vehicle.year] - Rok produkcji
[vehicle.mileage] - Stan licznika
[vehicle.insurance_policy_number] - Numer polisy
[vehicle.insurance_policy_date] - Data ważności polisy
Spółka, do której należy przekazywany pojazd:
[company.name] - nazwa spółki
[company.address] - kod pocztowy, miasto i ulica spółki
[company.nip] - NIP spółki
Osoba wydająca pojazd:
[issuer.name] - Imię i nazwisko osoby wydającej pojazd
[issuer.address] - kod pocztowy, miasto i ulica osoby wydającej pojazd
[issuer.phone] - numer telefonu osoby wydającej pojazd
[issuer.driving_license] - numer prawa jazdy osoby wydającej pojazd
Osoba odbierające pojazd:
[receiver.name] - Imię i nazwisko osoby odbierającej pojazd
[receiver.address] - kod pocztowy, miasto i ulica osoby odbierającej pojazd
[receiver.phone] - numer telefonu osoby odbierającej pojazd
[receiver.driving_license] - numer prawa jazdy osoby odbierającej pojazd
Dodawanie szablonu do aplikacji
Po odpowiednim przygotowaniu szablonu możesz wgrać go do aplikacji Navifleet Manager. Możesz dodać więcej niż jeden szablon. Aby to zrobić przejdź do zakładki Dokumenty -> Szablony dokumentów i kliknij przycisk Dodaj"
Wybierz kto musi podpisać dokument
Na początku zaznacz, że podpisanie dokumentu jest wymagane przy wydaniu pojazdu, a następnie wskaż przez kogo. Przy każdym wydaniu pojazdu będziemy na podstawie tego szablonu generować wypełniony odpowiednimi danymi dokument PDF, gotowy do podpisania. Jeśli oznaczysz dokument jako niewymagany do podpisu, to użytkownik pojazdu wciąż będzie miał do niego dostęp, ale nie będzie musiał go podpisywać przy wydaniu pojazdu. Więcej na temat szablonów dokumentów niewymaganych do podpisu piszę tutaj.
Wybierz spółkę i formę zatrudnienia
Zarządzanie flotą wielu spółek przez jedną osobę to dzisiaj zupełnie normalne zjawisko. Kolejnym standardem w branży, który również podnosi poziom skomplikowania procesu wydania samochodu, jest stosowanie różnych form zatrudnienia. W zależności od tego, czy użytkownik, któremu musimy wydać pojazd, jest zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, umowę B2B czy umowę zlecenie to musimy przygotować i wypełnić inne wzory dokumentów. Nie musisz się jednak tym przejmować, bo pomyśleliśmy również o tym niuansie! Aplikacja pozwala na konfigurację każdego szablonu dokumentu pod kątem:
spółki wydawanego pojazdu
formy zatrudnienia odbierającego pojazd
W praktyce oznacza to, że przy każdym wydaniu pojazdu sami sprawdzimy do jakiej spółki należy pojazd oraz jaką formę zatrudnienia ma odbierający pojazd i automatycznie przygotujemy do podpisania odpowiednie szablony dokumentów!
Podpowiedź!
Jeśli nie chcesz przy każdym wydaniu pojazdu szukać odpowiednich wzorów dokumentu, w zależności od tego, do której spółki należy samochód i jaka jest forma zatrudnienia odbierającego, to skonfiguruj te pola w szablonach dokumentów. Aplikacja sama wczyta odpowiednie wzory przy wydaniu pojazdu!
Jeśli nie chcesz skorzystać z tej funkcji, to możesz w szczegółach dokumentu i użytkownika zostawić to pole puste.
Podpisanie dokumentów
Podpis dokumentów odbywa się przy okazji podpisania protokołu wydania pojazdu. Oznacza to, że jeśli chcesz podpisać dokumenty z użytkownikiem, któremu wydajesz pojazd musisz wykonać protokół wydania pojazdu. Chcieliśmy, aby ten krok zabierał jak najmniej czasu, więc użytkownik podpisuje się raz, akceptując tym samym treść nie tylko protokołu, ale także wszystkich innych dokumentów. Domyślnie wszystkie dokumenty podpisane przy tym wydaniu zostaną wysłane na adres e-mail użytkownika odbierającego pojazd.
Ewidencja podpisanych dokumentów
W zasadzie ten akapit jest tylko po to, żeby powiedzieć Ci że nie musisz już więcej prowadzić ewidencji podpisanych dokumentów, ponieważ robimy to za Ciebie automatycznie. Wszystkie dokumenty podpisane przy konkretnym wydaniu lub zwrocie pojazdu są automatycznie archiwizowane w chmurze i masz do nich dostęp kiedy chcesz.
