Oprócz protokołu wydania musisz przygotować i wydrukować niezbędne dokumenty, takie jak umowa powierzenia, regulamin użytkowania i instrukcję obsługi pojazdu. Zobacz, jak skonfigurować aplikację, aby wszystkie formalności związane z wydaniem pojazdu podpisać elektronicznie.
Dodawanie dokumentu do podpisu
Po odpowiednim przygotowaniu szablonu możesz wgrać go do aplikacji Navifleet Manager. Możesz dodać więcej niż jeden szablon. Aby to zrobić przejdź do zakładki Ustawienia -> Dokumenty do podpisu i kliknij przycisk Dodaj".
Uwaga!
W treści dokumentu możesz użyć tzw. zmienne. Dzięki nim aplikacja sama wypełni danymi takie dokumenty jak umowa powierzenia, regulamin korzystania czy oświadczenia kierowców.
Pełna lista zmiennych znajduje się tutaj
Przy każdym wydaniu pojazdu będziemy na podstawie tego szablonu generować wypełniony odpowiednimi danymi dokument PDF, gotowy do podpisania.
Zasady wczytywania dokumentów do podpisu
Jeśli kierowca samodzielnie pobiera pojazd, to do podpisu pojawią się tylko te dokumenty, które:
Są przypisane do tej samej spółki co pojazd,
Wymaganie podpisu jest tylko od użytkownika pojazdu,
Jeśli kierowca ma pustą formę zatrudnienia, to wczytujemy wszystkie dokumenty spełniające wymagania. Jeśli ma wypełnioną formę zatrudnienia, to wyświetlamy do podpisu wyłącznie te, które mają tę samą formę co kierowca. (Czyli forma zatrudnienia zawęża wyniki)
Jeśli pojazd wydaje koordynator floty, to kierowcy wczytujemy dokumenty, które:
Są powiązane z tą samą spółką co pojazd, oraz
Mają przypisaną tę samą formę współpracy co kierowca (forma zatrudnienia koordynatora nie ma znaczenia).
Jeśli dokument nie ma formy współpracy, lub kierowca nie ma formy zatrudnienia, to wczytujemy do podpisu wszystkie dokumenty powiązane z tą samą spółką co pojazd.
Osobie wydającej pojazd wczytujemy te dokumenty, które podpisał kierowca i są wymagane do podpisu przez dwie strony.
Podpisanie dokumentów
Podpis dokumentów odbywa się przy okazji podpisania protokołu wydania pojazdu. Oznacza to, że jeśli chcesz podpisać dokumenty z użytkownikiem, któremu wydajesz pojazd musisz wykonać protokół wydania pojazdu. Chcieliśmy, aby ten krok zabierał jak najmniej czasu, więc użytkownik podpisuje się raz, akceptując tym samym treść nie tylko protokołu, ale także wszystkich innych dokumentów. Domyślnie wszystkie dokumenty podpisane przy tym wydaniu zostaną wysłane na adres e-mail użytkownika odbierającego pojazd.
Ewidencja podpisanych dokumentów
W zasadzie ten akapit jest tylko po to, żeby powiedzieć Ci że nie musisz już więcej prowadzić ewidencji podpisanych dokumentów, ponieważ robimy to za Ciebie automatycznie. Wszystkie dokumenty podpisane przy konkretnym wydaniu lub zwrocie pojazdu są automatycznie archiwizowane w chmurze i masz do nich dostęp kiedy chcesz.