Im większa flota, tym większe prawdopodobieństwo, że nie zarządzasz nią w pojedynkę. Jeśli Twoja flota jest rozproszona na kilka regionów lub oddziałów, to jest to więcej niż pewne - nie da się przecież być w kilku miejscach na raz. W tym artykule przeczytasz jak za pomocą ról i grup bezpiecznie nadawać dostępy do aplikacji różnym osobom w Twojej firmie.
Czym są role użytkowników?
Rola użytkownika określa akcje, jakie może on wykonać na udostępnionych mu grupach pojazdów i użytkowników. Jeśli jeszcze nie wiesz jak działają grupy w aplikacji Navifleet Manager, to napisałem o tym oddzielny artykuł. Każdy użytkownik w systemie musi mieć przypisaną jedną z dostępnych ról:
Profil bez dostępu
Użytkownik o tej roli nie ma dostępu do aplikacji. Jeśli nie chcesz, aby dana osoba się logowała do systemu, ale chcesz ewidencjonować jego dane, to możesz przypisać mu rolę Profil bez dostępu. Oznacza to, że będzie można takiemu użytkownikowi przypisywać pojazdy, a on będzie mógł podpisywać elektroniczne protokoły i inne dokumenty przy wydaniu, jednak wyłącznie na Twoim smartfonie lub tablecie.
Użytkownik pojazdu
Osoba o tej roli ma dostęp do aplikacji, ale widzi tylko dane użytkowanego przez siebie pojazdu, przypisane terminy oraz dodane pliki (np. skan dowodu lub polisy). Nie ma dostępu do historii użytkowania pojazdu oraz danych pozostałych pojazdów i użytkowników.
Obserwator
Rola obserwatora jest przeznaczona dla osób, które nie pracują na codzień w aplikacji, ale od czasu do czasu chcą do niej zaglądnąć i sprawdzić co słychać. Obserwatorzy mogą wyświetlać tylko te grupy pojazdów i użytkowników, które im udostępnisz i nie mogą wprowadzać jakichkolwiek zmian w systemie. Ta rola jest idealna np. dla członków zarządu, przełożonych użytkowników lub inwestorów.
Moderator
Najprościej to ujmując - osoba o tej roli jest w stanie samodzielnie pracować na udostępnionych jej grupach pojazdów i użytkowników, ale nie jest w stanie ich modyfikować.
Moderator+
To twoja prawa ręka. Osoba o roli Moderator+ ma praktycznie te same uprawnienia, co administrator, jednak nie może dodawać nowych pojazdów, zarządzać dostępem do aplikacji innych osób.Administrator
Ta rola nie ma żadnych ograniczeń, zawsze widzi wszystkie pojazdy i wszystkich użytkowników oraz może wykonywać na nich wszystkie dostępne akcje.
Uwaga!
Jeśli chcesz dokładnie przeanalizować co mogą, a czego nie mogą robić osoby o określonych rolach, to przygotowaliśmy szczegółowe zestawienie uprawnień.
Pamiętaj, że przypisując użytkownikowi rolę inną niż "Profil bez dostępu" aplikacja automatycznie będzie wymagała od Ciebie podania prawdziwego adresu e-mail tego użytkownika. To bardzo ważne, aby podać prawidłowy adres, ponieważ wyślemy na niego zaproszenie do założenia konta. Więcej na temat dodawania użytkowników do aplikacji jest napisane w tym artykule.
Edycja roli użytkownika
Aby edytować rolę dowolnego użytkownika, przejdź do zakładki MOJA FLOTA -> Użytkownicy, a następnie kliknij w imię lub nazwisko wybranej osoby i przewiń widok do sekcji Dostęp do aplikacji.
W tym miejscu masz do dyspozycji dwa pola:
Rola
Udostępnione grupy
To pierwsze pole już znasz, ale dla przypomnienia napiszę, że określa jakie akcje dana osoba może wykonywać w aplikacji. Za pomocą tego drugiego pola określisz na jakich pojazdach i użytkownikach może te akcje wykonywać.
Udostępnianie grup wybranym użytkownikom
Drugim elementem (zaraz po roli), który jest niezbędny do tego, aby wybranej osobie dać dostęp do aplikacji jest udostępnienie jej określonych zasobów, tj. pojazdów i użytkowników. Możesz to zrobić za pomocą grup. Do każdej grupy możesz dodać pojazdy i użytkowników. Jeśli na koncie nie masz jeszcze żadnych grup, to może przydać Ci się artykuł na temat dodawania grup. Jeśli jednak pojazdy na Twoim koncie są pogrupowane, to po wybraniu roli użytkownika, od razu możesz udostępnić mu określone grupy.
Przykład 1: Kierownik regionu
Chcesz utworzyć konto dla kierownika regionu, po to aby mógł wydawać i odbierać samochody od często rotujących przedstawicieli handlowych. Każdy kierownik regionu powinien mieć podstawowy dostęp do pojazdów i użytkowników, ale tylko ze swojego regionu. Powinien też móc dodawać nowych użytkowników, aby samodzielnie wprowadzić nowego handlowca do systemu. No i najważniejsze - powinien móc robić protokoły przekazania. Oprócz tego nic więcej. W tym przypadku najlepiej wybrać rolę Moderator.
Przykład 2: Inwestor floty
Prowadzisz wypożyczalnię samochodów i wynajmujesz pojazdy innych inwestorów. Chcesz, aby zawsze mogli sprawdzić ile samochodów u Ciebie mają oraz w jakim te samochody są stanie. Nie potrzebują szerokich uprawnień, w zasadzie wyświetlenie swoich pojazdów wystarczy. Najlepszym rozwiązaniem w tym przypadku będzie przypisanie roli Obserwator.
Przykład 3: Auto ogólnodostępne
Jeśli chcesz, żeby pracownik z "oddziału Kraków" mógł korzystać wyłącznie z aut pulowych, przypisanych do swojego oddziału, to utwórz grupę "Kraków", przypisz do niej wspomniane pojazdy i udostępnij ją tej osobie. Jeśli jednak chcesz, aby mógł korzystać z wszystkich aut ogólnodostępnych, bez znaczenia do którego oddziału należą, to udostępnij mu wszystkie grupy, do których te pojazdy są przypisane.
Jeśli chcesz udostępnić lub zabrać dostęp do określonych grup pojedynczemu użytkownikowi, wyszukaj go w zakładce MOJA FLOTA -> Użytkownicy. Następnie otwórz jego szczegóły, zjedź do sekcji Dostęp do aplikacji i w polu "Udostępnione grupy" wprowadź odpowiednie zmiany.
Jeśli jednak chcesz masowo zarządzić dostępem do konkretnej grupy, to przejdź do listy grup, która znajduje się w ustawieniach i edytuj konkretną grupę.
Po kliknięciu w nazwę grupy, wyświetlimy okno z jej szczegółami. W pierwszych dwóch zakładkach wyświetlisz przypisane do niej pojazdy oraz przypisanych użytkowników. W ostatniej zakładce - "Widoczna dla", wyświetlisz kto ma do niej dostęp oraz, w razie potrzeby, skorygujesz ten stan. Po lewej stronie okna znajdują się użytkownicy bez dostępu do tej grupy, po prawej zaś - użytkownicy, którzy mają do niej dostęp. Pamiętaj, aby każdą zmianę grupy zatwierdzić przyciskiem "Zapisz.
Odbieranie dostępu do aplikacji
Jeśli z jakiegoś powodu chcesz, aby dana osoba straciła dostęp do aplikacji, to najszybszym sposobem będzie wyszukanie jej na liście użytkowników, otwarcie widoku szczegółów i kliknięcie przycisku Odbierz dostęp w polu z ostatnią aktywnością.
W tym miejscu także sprawdzisz kiedy po raz ostatni ktoś skorzystał z aplikacji. Jeśli wolisz dmuchać na zimne, możesz także wyczyścić pole "Udostępnione grupy", co spowoduje, że utraci dostęp do wszystkich zasobów, które do tej pory widziała, choć ten krok nie jest konieczny :)
Podpowiedź
Jeśli w polu z ostatnią aktywnością nie widzisz przycisku "Odbierz dostęp", to oznacza, że dany użytkownik jeszcze nie utworzył konta i nie zalogował się do aplikacji. Jeśli chcesz jej to uniemożliwić, wystarczy że ustawisz jej rolę Profil bez dostępu. Nawet, jeśli spróbuje użyć linka z Twoim zaproszeniem i założy konto, nie będzie miała dostępu do Twojej organizacji.