Jako osoba zarządzająca flotą, musisz wiedzieć, do której spółki należy konkretny pojazd, chociażby po to, aby właściwie wypełnić umowę powierzenia lub protokół przekazania pojazdu. W tym artykule opisujemy, jak nasza aplikacja wspiera zarządzanie flotą należącą do różnych spółek.

Podczas zakładania konta obowiązkowym krokiem jest stworzenie pierwszej organizacji i spółki w jej obrębie (nie dotyczy sytuacji, w której ktoś zaprosił Cię do dołączenia do jego organizacji). Jeśli zarządzasz flotą, w której skład wchodzą pojazdy należące do więcej niż jednej firmy, możesz dodać kolejne spółki w zakładce Moja flota -> Spółki. W celu dodania spółki musisz w prawym górnym rogu ekranu kliknąć przycisk Dodaj, a następnie uzupełnić wymagane pola.

Jeśli dane spółki z jakiegoś powodu się zmieniły, możesz kliknąć w jej nazwę na liście spółek, a następnie w prawym górnym rogu kliknąć "Edytuj". Usunięcie spółki jest możliwe tylko wtedy, kiedy nie ma do niej przypisanych żadnych pojazdów, użytkowników ani dokumentów.

Głównym benefitem uporządkowania spółek na koncie jest automatyczne wczytywanie danych spółki zarówno na protokoły wydania i zwrotu jak i wszystkie pozostałe dokumenty podpisywane przy przekazaniu pojazdu. Dane spółki na protokole wczytują się domyślnie i nie musisz tego konfigurować. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak przygotować szablony dokumentów wymaganych do podpisu, aby wyświetlały się na nich dane odpowiedniej spółki (np. na umowie powierzenia pojazdu), tutaj przeczytasz jak podpisywać inne dokumenty przy wydaniu pojazdu. W osobnym artykule opisałem również jak dodać własne logo do protokołu przekazania pojazdu.

Uporządkowanie spółek na koncie ma też inną zaletę. Jeśli z jakiegoś powodu procedury postępowania kierowców w jednej spółce różnią się od procedur postępowania w drugiej spółce, to dla każdej spółki możesz wgrać różne pliki. Dzięki temu użytkownicy pojazdów należących do Spółki A zobaczą swoje dokumenty, a użytkownicy pojazdów należących do Spółki B - swoje. Poza praktycznym aspektem tego podziału jest też aspekt wizualny. Nawet, jeśli treść dokumentów jest spólna dla wszystkich spółek w grupie, to dla każdej spółki możesz przygotować odrębny dokument zgodny z zasadami komunikacji wizualnej (logotyp, kolory, czcionka, itp.) Więcej na temat szablonów dokumentów przeczytasz tutaj.